冀中医〔2014〕15号
第一章 总 则
第一条 为了加强学校档案工作，有效地保护和利用档案，为学生、学校各部门及社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和有关法律、法规规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 学校党政各部门、各二级学院及其他组织和个人，均应当遵守本办法。
第三条 本办法所称档案是指学校在教学、科研、党政管理以及其它各项活动中形成的，对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的原始记录。
第四条 档案是国家和社会的宝贵财富，维护档案的完整、准确与安全是一切单位和个人的义务。
第五条 各二级单位应当加强对本单位档案工作的领导和重视，纳入工作计划，设置专、兼职档案员，提供必要的条件，保证档案工作正常开展。
第二章 档案工作机构设置及职责
第六条 我校档案工作实行统一领导、分级管理的原则，学校建立综合档案室，归党政办公室管理，对各类档案实行集中统一保管。党政各部门、各二级学院和直属业务单位、部门根据实际情况，建立档案管理机构或配备专、兼职档案员。对需要特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，如声像、产品、仪器设备等设立分室保管。档案分室是学校综合档案室的分支机构，在档案业务上接受综合档案室和业务主管部门双重领导。学校明确一名校领导分管档案工作，各二级单位也必须明确一名负责人分管本单位的档案工作。
综合档案室既是学校档案工作的职能管理部门,同时又是负责永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。
第七条 综合档案室职责
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。
第三章 档案工作人员职责
第八条 档案工作人员采取专、兼职相结合的原则，必须热爱档案工作，忠于职守，遵纪守法，具有较高的政治觉悟，具备档案专业知识。
第九条 认真学习、宣传、贯彻《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》，执行档案业务建设规章制度，切实搞好档案的管理。
第十条 负责本单位各种门类、载体档案的收集、整理、鉴定、编目、保管、统计、利用等工作。
第十一条 坚持文件收发登记和平时立卷制度，在文件收集完整齐全的基础上，于次年 6月底前完成上年文件材料的整理归档任务。
第十二条 认真执行《保密法》，严格保守档案机密。每年对档案进行一次核对工作，维护档案的完整与安全，履行应有的法定职责。
第十三条 切实搞好对档案保护的各项措施，最大限度地延长档案寿命，认真负责档案的鉴定工作，按规定销毁已过期无保存价值的档案。
第十四条 热情接待档案利用者的查询、借阅工作，认真做好档案利用登记、利用效果的调查和统计，开发档案信息，为本单位各项工作服务。
第四章 经费、库房和设备
第十五条 档案工作所需经费由学校单独立项，列入学校年度经费预算，统筹安排。各部门对本单位的档案工作在经费上也要给予支持。
第十六条 学校为档案室提供专用的符合档案管理要求的档案库房及办公、阅览用房，做到“办公、阅览、库房”三分开。库房内应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。
第十七条 学校要有计划地为档案机构配置复印、录音、录像、照像、扫描、缩微、恒温、恒湿等设备，以适应档案管理现代化的需要。
第五章 档案的收集与归档
第十八条 学校根据《高等学校档案管理办法》，建立和完善归档制度，并纳入教学、科研和党政管理人员的职责范围，做到每项重要的工作都必须有完整、准确、系统的文件材料保存。
第十九条 学校文件材料的归档范围包括党群类、行政类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、外事类、出版类、财会类、声像类、实物类等十二类，按照《河北中医学院档案归档范围及保管期限表》，凡属应归档的文件材料及相应的电子档案必须按规定及时归档。
第二十条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。各归档单位必须按照国家有关规定，依据学校档案工作的相关规章制度，对应该归档的各类文件材料及时整理和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号和件号，制作卷内文件目录，填写移交清册，经档案工作人员验收合格后，及时向综合档案室移交，任何部门或个人不得以任何理由不予移交，更不得据为已有。
第二十一条 学校相关部门对科研成果、产品规划与试制、基建工程等进行鉴定、验收时必须有负责档案工作的人员参加，有关业务主管部门应会同档案人员对应归档的材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。
第二十二条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。
第二十三条 档案材料归档时间
（一）学校各部门应当在次学年6月底前归档；
（二）各院系等应当在次学年寒假前归档；
（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
第六章 档案的管理
第二十四条 学校综合档案室按照《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》对档案进行分类、编号和排列。
第二十五条 学校综合档案室应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册，报主管校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十六条 学校综合档案室应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定，向所在档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。
第七章 档案的利用与公布
第二十七条 学校综合档案室应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
第二十八条 凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可利用属于开放范围的档案，并可以摘录和复制。
境外组织或者个人利用档案的，按国家有关规定办理。
第二十九条 涉及学校机密和专利的档案，综合档案室应做好安全保密工作，任何人不得随意对外开放。利用者要查阅、摘录、复制尚未开放的档案，须经立卷部门负责人同意，并经综合档案室负责人批准，必要时报请院长审批后方可查阅。需要利用的档案凡涉及重大问题或者国家秘密的,应当经学校保密工作部门批准。
第三十条 利用学校档案，均应按综合档案室的规定履行相关登记手续。社会利用学校档案，须按规定支付费用。
第三十一条 学校综合档案室提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经综合档案室负责人批准。
加盖学校综合档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十二条 学校综合档案室是学校出具档案证明的唯一机构。
第三十三条 学校综合档案室应积极开展档案编研工作，对档案资料进行研究整理，撰写或配合有关部门编写重要参考资料。
第三十四条 学校综合档案室应采取多种形式，如举办档案展览、陈列等，积极开展档案宣传工作。
第八章 奖励与惩罚
第三十五条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校综合档案室的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十六条 有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第九章 附 则
第三十七条 本办法由学校综合档案室负责解释。
第三十八条 本办法自公布之日起执行。
